PROTOKOLLE SCHREIBEN LEICHT GEMACHT: SO MEISTERST DU DIE UNGELIEBTE AUFGABE OPTIMAL!

Viele hassen es.

Andere mögen es. Korrigiere: Zumindest hassen sie es nicht.

Das Schreiben von Protokollen in Sitzungen und Meetings.

Egal, ob du es magst oder nicht: Es ist nicht unwahrscheinlich, dass diese Aufgabe mal auf dich zukommt. Außer, du bist immer in der Situation, diese ungeliebte Aufgabe delegieren zu können.

Protokoll schreiben – warum?

Was ist eigentlich so ein Protokoll?

Es ist ein Dokument, das diskutierte Punkte, Entscheidungen und Maßnahmen eines Meetings festhält.

Hierbei geht es nicht darum, jede Minute eines Meetings akribisch genau festzuhalten, sondern die wichtigsten Punkte zu identifizieren und knackig zusammenzufassen:

• Entscheidungen und Abstimmungen
• Festlegung nächster Schritte
• Nachverfolgung von Aufgaben

Hältst du Protokolle für überflüssig? Weil sie doch ohnehin niemand liest? Kann sein. Es ist vielleicht gar nicht so ungewöhnlich, dass ein Protokoll in den Untiefen von Email-Postfächern versinkt und nie wieder angeschaut wird.

Und doch: Solche Protokolle sind absolut nützlich, schau hier:

• Meetings können lang und komplex sein. Protokolle sind es nicht: Sie fassen die wesentlichen Inhalte übersichtlich zusammen.
• Nicht anwesende Teilnehmer können sich über die Inhalte der Sitzung informieren.
• In der Zukunft können getroffene Entscheidungen nachvollzogen werden.
• Verantwortlichkeiten für Maßnahmen und nächste Schritte sind übersichtlich aufgeführt.

Ablauf

Du hast also die ehrenvolle Rolle des Protokollschreibers übertragen bekommen. Wie gehst du nun vor? Die folgenden Schritte werden dir helfen:

1. Erwartungen klärenFrage den Sitzungsleiter nach seinen Erwartungen: In welcher Detailtiefe hätte er gern sein Protokoll? Sollen bei Abstimmungen zum Beispiel auch die Namen der abstimmenden Teilnehmer genau protokolliert werden?
2. VorbereitenWenn möglich, besorge dir die Agenda des Meetings. So kannst du dich auf den Ablauf und die wichtigsten Punkte einstimmen. Eine Vorlage zum Protokollieren oft sehr praktisch und hilft bei der Strukturierung. Andere schreiben lieber im freien Fließtext. Finde die Variante, die dir am besten liegt!
3. ProtokollierenDas ist die Kernaufgabe. Hier solltest du das Kunststück vollbringen, a) aufmerksam zuzuhören, b) die wesentlichen Inhalte herauszufiltern, c) alles prägnant auf den Punkt zu bringen und dabei nicht den Faden zu verlieren. Klingt schwierig? Ist es auch! Schließlich läuft das Meeting weiter, ohne dass jemand auf dich wartet. In der Regel werden die Aufzeichnungen noch nicht optimal sein – aber dafür gibt es ja den nächsten Schritt.
4. NachbereitenGanz wichtig: Falls du kein Superheld des Protokollierens bist, werden deine Aufzeichnungen noch ein wenig Nachbereitung benötigen. Umformulieren, Zusammenfassen und Formatieren sind jetzt deine Hauptaufgaben.
5. VerteilenSo ein Protokoll ist natürlich nicht nur für dich bestimmt: Bringe es also unter die Leute! Je nach Projekt wird der Sitzungsleiter das Protokoll erst freigeben wollen. Verteile das Dokument dann so, wie es im Projekt festgelegt ist.

Das klingt jetzt ziemlich umfangreich. Wie immer gilt es, das richtige Maß zu finden: Wenn du am Ende nur noch mit dem Vor- und Nachbereiten von Protokollen beschäftigt bist, ist das kein gutes Zeichen (außer natürlich, das ist deine Hauptaufgabe im Job). Nicht das detaillierteste und am schönsten formatierte Protokoll ist das beste, sondern das, was mit wenig Aufwand erstellt wurde und trotzdem alle wichtigen Punkte enthält.

Was ist drin?

Was genau aufgezeichnet wird, ist natürlich individuell. Aber einen Rahmen gibt es schon. Die folgenden Informationen findest du in den meisten Protokollen:

• Datum und Ort
• Namen der Teilnehmer (und eingeladenen, aber nicht anwesenden Personen)
• Namen des Sitzungsleiters und Protokollführers
• Titel / Zielsetzung des Meetings
• ggf. Zustimmung zum vorigen Protokoll
• Notizen zu den Tagesordnungspunkten, z.B. beschlossene Maßnahmen, Abstimmungsergebnisse, Fragen
• Festlegung nächster Schritte
• Termin des folgenden Meetings

Tipps

Ich sage dir, es ist alles gar nicht so schwer. Die folgenden Tipps können dir helfen:

• Achte darauf, dass du nicht als Moderator gleichzeitig das Protokoll führst. Eine der beiden Rollen wird dann leiden. Oder das Meeting wird deutlich länger dauern, weil du mit Schreiben beschäftigt bist.
• Berücksichtige die Zielgruppe: Du schreibst nicht für dich selbst, sondern für die Teilnehmer und nicht anwesenden Personen. Eine außenstehende Person sollte mit dem Dokument etwas anfangen können.
• Keine Angst vor Rückfragen! Auf das Ergebnis kommt es an. Und das ist das Protokoll mit allen wesentlichen Punkten. Solltest du etwas nicht genau mitbekommen oder verstanden haben – dann frag nach! Das ist kein Zeichen von Unaufmerksamkeit. Es zeigt aber, dass du deine Aufgabe ernst nimmst und alles gut zusammenfassen möchtest. Es kann außerdem ein Zeichen sein, dass ein Punkt tatsächlich noch nicht ausreichend geklärt wurde. Deine Rückfrage kann dann auch den anderen Teilnehmern helfen.
• Konzentriere dich auf die Ergebnisse, nicht auf die Diskussion. Denke daran, dass es nicht darum geht, jede getätigte Aussage im Meeting aufzuschreiben, sondern die erreichten Ergebnisse.
• Kategorisiere deine Aufzeichnungen: Handelt es sich um eine Abstimmung, eine Entscheidung, eine noch offene Frage, eine beschlossene Maßnahme oder lediglich um eine Information? Kategorien erleichtern das Lesen des fertigen Protokolls!
• Erledige zügig die Nachbereitung! Auch wenn es lästig ist – bring es hinter dich. Je schneller du im Anschluss an die Sitzung das Protokoll erstellst, desto präsenter sind die Inhalte in deinem Kopf. Du hast es hinter dir und die Teilnehmer schnell das Dokument in den Händen.
• Schreibe sachlich: Ein Protokoll ist ein Geschäftsdokument. Es geht nicht darum, wer etwas wie gesagt hat, sondern um die Sachaussage. Vermeide wertende Kommentare.
• Zeichne die Sitzung auf: Warum nicht? Wenn du Probleme hast, das Verfolgen der Diskussion und das Protokollieren unter einen Hut zu bringen, dann bitte um Einverständnis, dass die Sitzung aufgezeichnet wird.

Erledigt. Es ist gar nicht so schwer. Und es stellt sich schnell eine gewisse Routine ein, wenn du so etwas häufiger tust.